No menu principal, opção Propostas Comerciais, o(a) usuário(a) realiza a criação, a configuração e a gestão de propostas comerciais e orçamentos. Clicando na opção Nova Proposta você tem acesso a uma janela com as configurações do documento a ser gerado e uma prévia do mesmo (à esquerda). A tela de configuração é composta por onze abas nas quais você poderá definir sessões, formatar e personalizar seu documento final.
Observação importante: caso haja a necessidade de inclusão ou de edição alguma informação presente nas tabelas de cadastro, basta clicar, no canto superior direito na tela de geração de propostas, no ícone em formato de engrenagem para abrir a seguintes janela de atalhos:
1. Criando uma nova proposta
Na primeira aba da tela de gestão de propostas, "Principal", você inicialmente definirá, a partir dos dados cadastrados no sistema:
- os dados da empresa geradora da proposta (incluindo responsável e sua assinatura)
- os dados do cliente destinatário da proposta (Cadastro > Clientes)
- modo de pagamento (Cadastro > Modos de Pagamento)
Observação importante: assim que preencher esta aba com todas os dados (cadastrados previamente ou adicionados no momento) solicitados, certifique-se de clicar em "Salvar" antes de passar para as próximas abas. Repita o mesmo processo em todas as abas seguintes para evitar que alterações sejam perdidas.
2. Adicionando itens à proposta
Na segunda aba, clicando em "Novo Item", você terá acesso à sua tabela de itens (produtos e serviços cadastrados previamente no sistema). Escolha aqueles que serão incluídos em sua proposta clicando duas vezes sobre a linha correspondente. Uma vez adicionados, você poderá alterar a quantidade, o valor, a descrição e, se necessário incluir descontos individuais (a serem abatidos no valor de um item específico).
3. Incluindo notas
De modo similar à inclusão de itens, na aba Notas, você poderá adicionar manualmente as informações cadastradas na tabela de notas (como, por exemplo, garantia dos produtos e serviços, alterações de prazos de entrega, bem como termos contratuais e outros dados relevantes ao seu setor de atividade). As mesmas serão exibidas na sessão Observações da proposta comercial (a lista com todas as seções que comporão o documento pode ser acessada na última aba, "Conteúdo").
4. Variações
Na aba "Variações" você tem a opção de adicionar modificadores aos valores finais das propostas, como descontos, impostos ou quaisquer outros encargos. Clique em "Novo Valor" para adicionar uma linha à tabela e inclua uma descrição para o modificador. Determine o tipo de variação (se um número decimal absoluto, uma porcentagem ou um Gross Up). Na coluna valor, utilize números positivos e negativos para definir incrementos e deduções, conforme imagem de exemplo abaixo. O sistema calculará automaticamente o valor total da proposta considerando a ordem das variações e o modo de calculo escolhido.
5. Adicionando anexos
Nesta aba, é possível incluir anexos (imagens e arquivos) tanto à proposta comercial quanto ao e-mail a ser enviado para os(as) clientes destinatários(as) da proposta. No exemplo abaixo, incluiu-se uma imagem ao final da proposta (opção "Anexar como apêndice") e configurou-se o envio por e-mail (opção "Anexar ao e-mail") um catálogo PDF de produtos para um potencial cliente. Adicione descrições na última coluna para ter um controle dos arquivos adicionados. As imagens adicionadas nesta aba serão incluídas ao final do documento gerado (a proposta comercial) na seção anexos.
6. Incluindo um cronograma
O sistema WBudget conta com a funcionalidade de inclusão de um diagrama formato Gantt, isto é, um gráfico de barras horizontais utilizado para representar um os ciclos e a etapas de realização de um projeto ou de um conjunto de serviços. Clique na opção Novo Item para adicionar etapas (linhas na tabela) e construa seu gráfico.
7. Configure atividades
Nesta aba, o(a) usuário(a) tem a opção de adicionar e configurar atividades (tarefas relativas à negociação de propostas, como ligações, envio de e-mails, reuniões, etc) relativas à proposta gerada. É necessário que os tipos de atividades já estejam previamente cadastrados no sistema (se uma ligação, se contato por mensageiro, etc) para que o processo de adição de atividades ocorra sem percalços. Uma vez configuradas, o sistema gerará alertas para prazos próximos do vencimento das mesmas.
8. Criando versões para uma proposta
Caso seja assinante do plano Ouro, é possível criar mais de uma versão para a mesma proposta no sistema WBudget. Deste modo, você poderá ter um histórico das negociações mediadas por uma proposta em particular. Clique em Nova Versão para duplicar a versão atual da proposta e realize alterações solicitadas pelos seus clientes mantendo versões anteriores da mesma.
9. Utilitários: câmbio, prazos e inclusão de senha de acesso
Nesta aba, o(a) usuário tem acesso à opção de configurar opções relativas: 1) aos prazos de pagamento, 2) cálculo cambial (ao selecionar a moeda, o sistema automaticamente puxará o valor do câmbio do dia) e 3) inclusão de senha de acesso para o documento PDF contendo a proposta comercial gerada.
10. Ajustes no layout da proposta
Na aba Layout, você poderá selecionar entre os modelos de propostas instalados em sua conta, bem como realizar ajustes n no layout do modelo selecionado.
11. Escolha os conteúdos que serão exibidos na proposta
Na última aba de geração e configuração de propostas comerciais, você tem a opção de selecionar quais seções serão exibidas no documento final a ser gerado e enviado aos seus clientes. É possível também realizar ajustes finos em cada uma das seções. Ao clicar em Editar em cada coluna correspondente