Zapier

O Zapier é uma ferramenta voltada para a conexão de diversos aplicativos, para automação de tarefas. Para pequenos volumes e integrações simples, o Zapier é gratuito. Com uma conta gratuita no Zapier, e utilizando o WBudget, você poderá criar e personalizar automaticamente uma proposta, fazendo uso dos dados do seu CRM em determinado momento estratégico de uma negociação tualizado o CRM a partir do andamento de uma negociação, você poderá adicionar produtos à sua proposta. Na aceitação de uma proposta, você poderá destacá-la como ‘aceita’ em seu CRM.

Inicialmente, é necessário fazer login na conta do aplicativo que deseja integrar ao WBudget. Neste artigo, utilizaremos o HubSpot como exemplo. 

Caso você não faça uso do HubSpot CRM, não se preocupe! Este guia permitirá que você utilize os mesmos princípios para criar você mesmo sua própria integração. Neste exemplo, utilizamos uma conta com o plano gratuito do Zapier. Lembramos que, nesta modalidade de plano, o número de tarefas é limitado a 100 por mês.

Noções básicas para realizar a integração:

Para realizar uma integração, é importante entender os dois tipos de conexões principais realizadas pela plataforma:

• Triggers (Gatilhos): são relacionados a ocorrências verificadas em outros aplicativos, como por exemplo, ao receber um e-mail ou quando uma nova negociação é lançada em seu CRM. São os ‘gatilhos’ os responsáveis por integrar as novas informações ao Zapier;
• Actions (Ações): referem-se às ocorrências relacionadas a outros aplicativos, tais como, a criação de uma proposta comercial no WBudget ou o simples destaque de uma negociação como “aceita” junto ao seu CRM.

1) Selecionando um aplicativo e escolhendo um gatilho

Clique na caixa de seleção “Choose App” (Escolher Aplicativo), 

Escolha o aplicativo a ser integrado e, em seguida, selecione um gatilho. Neste exemplo selecionamos a opção "New Deal in Stage" (Nova negociação no estágio) do HubSpot.

O gatilho será disparado quando uma negociação iniciada no HubSpot atingir o estágio selecionado da pipeline vendas.

Clique em “Continue” (Continuar) para autorizar o Zapier a acessar sua conta no HubSpot. Para tanto, basta clicar na caixa de seleção “Add new account” (Adicionar Nova Conta) que uma janela se abrirá solicitando que você faça login no HubSpot. Isto feito, basta clicar em Continue” (Continuar) para seguir adiante. Caso faça essa etapa da integração já cone

Após logar no HubSpot, clique em “Continue” (Continuar)

2) Selecione o Pipeline e o Deal Stage

O próximo passo será selecionar o Pipeline e o Deal Stage. O Zapier receberá um alerta em até 30 minutos toda vez que uma negociação chegar neste estágio e receberá também os respectivos dados da negociação (tipo de negociação, responsável pela negociação etc.). Você poderá inserir esses dados em sua proposta comercial, diretamente no WBudget.

Selecione o Pipeline e o estágio da negociação que irão disparar a integração.

Em seguida, clique em “Continue” (Continuar).

Agora, o Zapier irá convidar você a testar esta etapa. Mas atenção! Você precisará ter a negociação no Pipeline, assim como os estágios que selecionou, para que o Zapier possa utilizá-los.

Clique “Test & Continue” (Testar e Continuar) para puxar os dados e testar a integração.

Ocorrendo uma mensagem de erro, conforme ilustrado na imagem abaixo, isso significa que o teste falhou e o Zapier não conseguiu encontrar nenhuma negociação no Pipeline informado e nem no estágio específico.

Será então necessário mover a negociação para o estágio selecionado e, em seguida, testar novamente.
Para fazer isso, vá para a sua conta no HubSpot e mova uma negociação para o estágio apropriado, de forma que um ‘gatilho’ seja disparado.

Observação importante: caso já exista uma negociação na sua conta HubSpot, recomenda-se modificar o estágio da mesma, retornando-a novamente para o estágio de integração para que ela seja devidamente reconhecida.

Ao mover uma negociação para o estágio selecionado no HubSpot, o Zapier poderá puxar os dados dela.

Clique “Retest & Continue” (Retestar & Continuar) no Zapier. Dessa vez, o teste deverá funcionar!

Pronto! Você criou um gatilho que alertará o Zapier toda vez que uma negociação chegar naquele estágio. Agora, precisamos instruir o Zapier a fazer um tipo específico de ação quando isso ocorrer.

Dando continuidade ao nosso exemplo, é chegado o momento de adicionar uma segunda etapa à integração. Com isso, o WBudget será alertado a criar uma nova proposta. Para começar, clique no ícone azul de +, logo abaixo da primeira etapa no Zapier:

Clique em + para adicionar novas etapas à integração.

Pesquise por ‘WBudget’ e clique nele na lista de aplicativos:

Agora, você deverá selecionar a ação “Criar uma nova proposta”. Ao fazer isso, será criada uma nova proposta no WBudget sempre que o "trigger" no HubSpot seja ativado na Pipeline dos Deals.

Lembrete: você poderá também enviar, caso deseje, uma proposta de forma automática para o e-mail do seu cliente.

Selecione a ação “Criar uma nova proposta”.

Clique “Continue” (Continuar).

Agora você precisará conectar o Zapier à sua conta do WBudget. Clique na caixa de seleção e em “Add new account” (Adicionar Nova Conta); uma janela será aberta, solicitando sua Chave de API do WBudget.

O Zapier precisará da sua Chave de API do WBudget (API Key), que pode ser encontrada no menu “Integrações”. Faça login no WBudget e clique em “Integrações”, localizado no menu à esquerda. Ali, em “Aplicativos” clique em “Instalar” e você poderá identificar sua Chave de API:

Copie sua Chave de API do WBudget.

Copie a Chave de API e cole-a no Zapier. Você estará devidamente autenticado e poderá prosseguir para o próximo passo!

Neste ponto, será necessário configurar os dados que serão a base da proposta que será criada no WBudget.

Nas imagens abaixo poderá ver a listagem com as informações básicas para a configuração padrão dos campos (as informações poderão variar de acordo com o seu cadastro de dados no HubSpot):

Na imagem abaixo poderá ver a listagem com as informações básicas para a configuração padrão dos campos: 

Esses são os dados que serão utilizados para criar a Proposta no WBudget. Os campos são os seguintes:

ID Externo	Identificador externo do negócio que será associado à proposta gerada. É o ID único de identificação da proposta
Nome da proposta	Nome associado à proposta comercial
Empresa	Empresa cadastrada no WBudget para qual a proposta será criada; Selecione neste campo a empresa cadastrada

Logo abaixo terá o bloco referente aos dados do Cliente atribuído a proposta que será criada.

Identificador	Selecione o mesmo campo do identificadoe externo que foi utilizado no ID externo anteriormente
CPF/CNPJ	de cadastro do cliente
Telefone	de cadastro do cliente
Nome	Razão social da empresa
Responsável	Nome do responsável pela empresa (cliente)

Clique em “Continue” (Continuar) para completar esta etapa.

Para finalizar, clique em “Test & Continue” (Testar & Continuar) para testar a integração. Automaticamente, uma nova proposta será criada na sua conta do WBudget para testar se tudo está funcionando corretamente.

Clique “Test & Continue” (Testa & Continuar) para finalizar esta etapa.

Para ativar sua integração, basta clicar no seletor, conforme mostrado na imagem abaixo

Pronto! O Zapier irá automaticamente criar, personalizar e enviar suas propostas sempre que uma negociação atingir o estágio selecionado no HubSpot CRM ou outro especificado por você.